Etkili dinleme, yalnızca duymaktan çok daha fazlasıdır. Etkili dinleme, anlatılanların tümünü net bir şekilde anlamak ve bilgiyi aktif bir şekilde özümsemek için tüm dikkatinizi konuşan kişiye vererek ve tamamıyle söylenene odaklanarak kendinizi zorlamanızdır. Aktif ve etkili bir şekilde dinlediğiniz zaman karşınızdaki kişiye saygı göstermiş olursunuz. Kullandığınız sözcüklerle, ses tonunuzla, mimikleriniz ve ifadeleriniz ve de vücut dilinizle onu dinlediğinizi ve söylediklerini anladığınızı gösterirsiniz.
Etkili dinlediğiniz zaman duyduklarınızı önyargılarla yorumlamazsınız, duymak istediğinizi dinlemezsiniz ve karşınızdaki kişi konuşurken cevap hazırlamazsınız. Bunun yerine, söylenen her şeyi kavramak ve sağlanan tüm bilgiyi alabilmek adına elinizden geleni yaparak konsantre olursunuz. Kendinizi konuşan kişinin yerine koyarak empati kurarsınız. Buradaki amacınız neyi neden söylemek istediğini anlamaktır.
Etkili dinlemeyle diğer insanları, onları neyim motive ettiğini, onların nelerle ilgilendiğini ve hakkında konuştukları konunun onları nasıl etki ettiğini görüp anlarsınız. Bu, insanların yeteneklerine, bilgilerine, bakış açılarına, deneyimlerine, becerilerine, fikirlerine ve önerilerine ulaşmanın bir yoludur. Başka insanları motive etmek ve ikna etmek için, onların bağlılığını ve yardımını kazanmak ve de bir takımda birlikte etkili bir şekilde çalışmak, o takımı yönlendirmek için dinlemenin nasıl yapıldığını bilmek şarttır.
Etkili dinlemeyi öğrenerek kazanılacak birçok beceri vardır. Kendinizi daha iyi anlarsınız, başkalarının söyledikleri karşısında nasıl tepki verdiğinizi daha iyi gözlemlersiniz. Güven kazanır, arttırır ve daha iyi bir işbirliği elde edersiniz. Gergin ortamları yatıştırıp çatışmalardan kaçınabilirsiniz. Zaman ve kaynak kazanırsınız, belli konularda daha kolay mutabık kalırsınız. Kararlar alırken daha emin adımlar atarsınız. Genel olarak daha uyumlu ve verimli bir ortam oluşturmuş olursunuz.
Kendini Dinlemek
Etkili dinlemeye başlamanın yollarından biri, öncelikle kendini dinlemeyi bilmek, çeşitli durumlarda kendi düşüncelerinin farkına varmaktır. Kendinizi dinleyerek belli bir durum karşısında nasıl tepki verdiğinizi gözlemleyebilirsiniz. En önemlisi, söz konusu davranışın uygun olup olmadığını, kendiniz için ve diğer insanları için nasıl bir tepki vermenin en iyi olacağını öğrenebilirsiniz. Bu şekilde pek işinize yaramayan genellemeler yapmaktan kaçınabilirsiniz.
Başkalarını Dinlemek
Dikkatinizi dağıtacak şeylerin ve söz kesmelerin olmadığı hoş bir ortam arayın ya da oluşturun. Örneğin işteyseniz bilgisayar ekranına bakmayın, cep telefonunuzla oynamayın ve size arama yönlendirilmemesini söyleyin. Tamamen konuşan kişiye ve söylediklerine odaklanın. Karşıdakini konuşmaya davet eden bir vücut dili kullanın. Bütün bedeninizle ve tüm algılarınızla dinleyin. Konuşan kişinin yüzüne bakın ve göz temasınızı sürdürün. Kollarınızı bağlamayın, olumlu bir yüz ifadeniz olsun, telaşeniz olduğunu ya da gergin olduğunuzu gösteren işaretlerden kaçının.
Açık bir zihinle dinleyin. Sabırlı olun, karşıdakinin sözünü bitirmesini bekleyin. Onu hem görsel olarak hem de sözlerinizle motive edin. Başınızı sallayın. “Evet”, “anlıyorum” gibi sözcükler kullanın ya da “hmm” gibi seslerle dinlediğinizi ve anladığınızı gösterin.
Yargılara varmaktan ya da çıkarımda bulunmaktan kaçının. Bunun yerine ucu açık sorular sorun. “Bu dediğiniz yanlış değil mi ki?” demek yerine, “Peki siz ne düşünüyorsunuz bu konuda?” diyin. Duygusal yükü olan sözcükler konusunda dikkatli olun. Konuşmanın merkezini oluşturan konuya odaklanın ve mümkün olduğunca tarafsız olmaya çalışın. Konuyu değiştirmeyin.
Yalnızca karşılıklı konuşmalarda değil, daha çok kişiden oluşan bir kitleye yapılan sunum, seminer vb. gibi konuşmalar sırasında da etkili dinlemenin nasıl olduğu öğrenilmelidir. Anlatılanlarda sizin için önemli olanın ne olduğunu bulmaya çalışın. Konu ilginizi çekmediği takdirde konsantrasyonunuzu o zamanki işiniz neyse onun için uygulayabileceğiniz yönleri bulmaya çalışarak ya da gelecekte işinize yarabileceğinizi düşündüğünüz noktaları arayarak korumaya çalışın.
Konuşmacının konuşmasını nasıl yaptığından ziyade, ne anlatmak istediğini odaklanın. Konuşmacı herhangi bir mimik olmadan ya da önemli noktaları belli bir tonlamayla vurgulamadan monoton bir şekilde konuşuyorsa bunun anlatılanlardaki önemli noktayı kavramanıza engel olmasına izin vermemeye çalışın.
Konuşma tarihini, konuşmacının adını ve konuyu yazarak not almak için hazırlıklı olun. Notları kendi sözcüklerinizle alın, böylelikle sizin için daha anlamlı olacaktır. Kavramları kendi sözcüklerinizle ifade edebildiğiniz takdirde söylenenleri anlıyorsunuz demektir. Ancak her şeyi birden not almaya kalkışmayın, çünkü yazarken önemli noktaları kaçabilirsiniz. Not alma sırasında işinizi kolaylaştıracak sembol ve kısaltmalar kullanır.
Biriyle ilgili değerlendirmeler yaparken ya da birini uyarırken de etkili dinlemenin nasıl yapıldığını bilmek gerekir. Performans değerlendirmeleri, bir hatanın ya da uygun olmayan bir davranışın düzeltilmesine ilişkin uyarı, vb. gibi durumlar, sahip olabilecekleri duygusal yük nedeniyle hassas durumlardır.
Bu tür durumlarda birini dinlerken olumlu bir tavır sergilemeniz önemlidir. Konu ciddi olduğu takdirde olumsuz durmadan da ciddi durabilirsiniz. Buradaki fikir, bir çözüme ya da gelişime kavuşmaktır. Zaten olumlu bir değerlendirmede olumlu olmak zor olmayacaktır.
Kişinin kendisinden çok yaptığına, gerçeklere, işini nasıl yürüttüğüne ve davranışlarına odaklanın. Eylemlerin, ihmallerin ya da başarıların sonuçlarını vurgulayın.
“Bunu hep yapıyorsun” ya da “bu yaptığını hep beğendik zaten” gibi genellemelerden kaçının. O anki konuya odaklanın. Karşıdakinin savunma mekanizmasını harekete geçirecek soru ve ifadelerden kaçının. Yoksa duygulara dayalı şekilde bir tepki verebilir
Eğer ki biri sizle ilgili bir değerlendirmede bulunuyorsa sizin de bu tür bir duruma hazırlıklı olmanız gerekir. Sakin ve tarafsız şekilde tepki vermelisiniz. Karşınızdaki insanın söylediklerini kabul etmediğiniz takdirde ne demek istediğini anlamak için sakin, aktif ve etkin bir şekilde dinlemelisiniz, böylece gerçekleri açığa kavuşturup bir anlaşmaya varmak daha kolay hale gelecektir.
