“GTD” Denilen Şey Nedir?

“GTD” Denilen Şey Nedir?

Zaman Yönetimi konusunda önemli olan konulardan birisi; GTD’dir. İş Hayatında yer alan bireyin kişisel gelişim konularından birini oluşturmaktadır.  Zaman Yönetimi konusunda kendinize yapacağınız iş koçluğunun en önemli adımlarından birini oluşturmaktadır.

GTD (Getting Things Done), “İşleri Tamamlama”, David Allen tarafından geliştirilmiş bir tekniktir. Görevlerinizi ve projelerinizi organize etmek ve izlemek için kullanılan bir çerçevedir. Amacı sadece “işleri tamamlamaktan” ibaret değildir. Yapacaklarınızın tamamlanmasından ziyade, en iyi şekilde tamamlanmasını ve en ideal şekilde planlanmasını amaçlar. Bunun için ev işlerinden ofisteki işlerinize, faturaları ödemekten toplantılara katılmak gibi her türlü eylem örnek verilebilir!

Doğru bir şekilde uygulandığında GTD; yapmanız gereken veya zihninizi meşgul eden eylemleri takip etmek için kusursuz bir sistemdir. Sisteme güvendiğiniz zaman, bilinçaltınız yapmanız gereken her şeyi takip etmeyi durdurur ve sizi sürekli hatırlatmayı bırakır.

Bu, stresi azaltır ve zihnin daha önemli çalışmalar için daha üretken bir şekilde kullanılması sağlar.

Üstelik daha fazla zaman kazanmanızı sağlayarak; sizi eğlendirecek veya sağlığınızı korumanız için gereken spor ya da sanatsal etkinliklere odaklanmanızı mümkün kılabilir.

Yapılacakları düşünerek harcadığınız tüm zamanı çalışarak geçirmenize yardım eden bu sistemin adımları şu şekildedir:

5 aşamadan oluşmaktadır:

  1. Toparla
  2. İşle
  3. Düzenle
  4. Yap
  5. İncele

Öncelikle işlerinizi aşağıdaki kategoriler altında listeleyerek işe koyulabilirsiniz:

  1. Acil İşler
  2. Sonraki İşler (belirli bir süre sonra yapılacak işler)
  3. Bekleyenler
  4. Projeler
  5. Muhtemel/Belki Bir Gün Yapılacak İşler

Bu listeler düzenli olarak incelenecek ve GTD sisteminin omurgasını oluşturacaktır. Çalışmaları aşağıda açıklanmaktadır. Listelere ek olarak, tarih ve zamana duyarlı görevleri ve olayları yazmanıza olanak tanıyan bir takvime ihtiyacınız olacaktır.

1) Acil İşler Listesi

Bu liste, bulunduğunuz an içinde önünüze gelen taleplerden oluşur. Yöneticinizin sizden istediği bir iş olabilir. Bir müşterinin talebi söz konusu olabilir. Varsa çocuğunuzun istediği bir şey olabilir. Bu listeyi kabartmadığınızdan emin olun. Önemli olan, beyninizden iş yükünü boşaltmaktır.

Günlük pratik işler de burada yer alabilir. Ödünç aldığınız bir kitabı almak, nevresimleri değiştirmek, diş fırçanızı yenilemek, vs. gibi birbirinden çok bağımsız çeşitli örneklerle bu listeye örnekleri çoğaltabilirsiniz.

GTD’yi kullanmaya başladıysanız ve ilk aşamada “beyninizi boşaltma” eylemi sırasında listenize tonlarca madde eklerseniz, bu iş biraz zaman alabilir.  Listenizdeki öğeler, listenizde görünen sırayla, tek tek işlenmelidir. Listenizdeki bir öğeyi işlerken, sormanız gereken ilk soru şudur: Eyleme geçirilebilir mi bir işle mi karşı karşıyayım? Diğer bir deyişle, bu işi gerçekleştirmek için ekstra bir şey yapmak zorunda mısınız? Cevap hayır ise, artık ihtiyacınız yoksa bu işi Acil İşler listesine ekleyemezsiniz. Bunu, referans materyal olarak saklayın (“Muhtemelen bir gün yine bunu yapmam gerekiyor” diye yaklaşabilirsiniz.) sonradan hatırlatmak istediğiniz bir şeyse (Ör: “Bu makaleyi gerçekten anlamadım, iki hafta içinde tekrar incelemeliyim”), takviminize ekleyin.

Belirsiz bir iş söz konusuysa, bunu zihniniz ertelemeye odaklanacaktır. Sizin bunu aşamalara bölerek planlamanız gerekebilir. Örneğin bir sertifika almak istiyorsanız ve bunun zamanı henüz gelmemişse bunun planlamasını yapmalısınız.

Şu anda listenizde işleme koymakta olduğunuz öğe eyleme geçirilebilirse, sıradaki soru şudur: “Nasıl?” ve “bir sonraki eylem nedir?”

Listeye eklediğiniz eylemi hedefe daha yakın bir hale getirmek için bir sonraki eylem, fiziksel ve görünür bir eylem olmalıdır. Bu da belki de GTD’nin en önemli kurallarından biridir.

Bir sonraki eylemi belirledikten sonra, bunu yapmak için iki dakikadan daha az süre olup olmadığını düşünmelisiniz. Durum buysa, işi derhal yapın. Derhal. Çok kolay yanıtlayabileceğiniz bir e-posta mı var? Hemen yanıtlayın.

Bunun nedeni basittir: Eylem iki dakika veya daha az sürerse, planlamak ve listeye almak için gelen ek yük, eylemi yapmak için harcayacağınız süreden daha fazladır. İki dakikadan fazla süren bir iş söz konusuysa, not alabilirsiniz.

2) “Sonraki İşler” listesi

Burada yer alacak işler, mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirilecek eylemlerdir. Aciliyeti olmayan, sizi strese sokmayacak olup bir ara yapmanız gereken işlerdir.

3) “Bekleyenler” listesi

Başkalarınıza devrettiğiniz görevler buna örnek verilebilir. Çünkü görevin tamamlanması, artık sizi aşan bir durum olmuştur. Görevi verdiğiniz kişi tamamladığında listeden bu görev çıkacaktır. Veya bir başkasının ardından devam edebileceğiniz işler buna örnek verilebilir. Dolayısıyla, bir başka kaynağa bağlı olarak başlayıp tamamlanabilecek görevler bu listededir. Örnek verdiğimiz sertifikayı ele alırsak, bu sertifikanın verilmesi için belirli bir tarih varsa o tarihe kadar beklemeniz gerekecek. Dolayısıyla bu örneği buraya ekleyebilirsiniz.

4) “Projeler” Listesi

Daha uzun vadeli planlar ve araştırma gereken çalışmalar bu listededir. Acil işlerin aksine, projeler listesinde yer alan çalışmalar, birden tamamlanamaz. Tek bir eylem değil; birden fazla aşama gerektiren işler, bu listede yer alır.

GTD, organize olmanıza yönelik bir sistemdir. Aslında işinizi nasıl yapacağınıza dair kurallar koymaz. Bunun yerine, yapmanız gereken işi organize etmenize ve dikkat etmeniz gereken şeyleri seçmenize odaklanır.

GTD belirli bir araç kullanılmasından söz etmemektedir ancak kullandığınız her şeyin, normal akışınıza uygun olması gerekir. Kullanmanın engeli o kadar düşük olmalı ki, “Bunu daha sonra listemize ekleyeceğim” demeniz için hiçbir sebep olmamalıdır. Her şeyi en kısa sürede listelemek istersiniz, böylece zamanı gelene kadar tekrar düşünmek zorunda kalmazsınız.

Yapmanız gereken şeyleri açıklığa kavuşturun. Eylemi gerçekleştirmenin hiçbir engeli olmaksızın bunu uygulanabilir adımlara bölün. Hemen yapabileceğiniz ve yapacak zamanınız varsa, halledin.

Öğeleri kategorilere ayırın ve öncelik sırasına göre düzenleyin. İşlere mümkün olduğunca bir bitiş tarihi atayın ve bunları izlemeniz için hatırlatıcılar ayarlayın. Her maddenin önceliğine de özel özen gösterin.

İlerleme kaydettiğiniz yeri, önceliklerinizi ayarlamanız gereken yerleri ve sistemin sizin için nasıl çalıştığını belirlemek için yapılacak işler listenizi periyodik olarak ayrıntılı bir şekilde verin.

Bunlar GTD’nin temel ilkeleridir. Özünde GTD, hatırlamanız gereken her şeyi zihninizden silmeyi amaçlayarak bunları beyninizi yormadan hatırlayabilen, organize edebilen ve çalışabileceğiniz parçalara ayıran bir sisteme sokmanın bir yolunu sunmaktadır. Böylelikle, bir sonraki iş listesine baktığınızda, mücadele etmeniz gerekmemekte veya en önemli işin üzerinde herhangi bir karışıklık olmamaktadır.

No Comments

Post A Comment